Утверждённая в 1938 году форма трудовой книжки просуществовала 35 лет. И лишь в сентябре 1973 года Советом министров было принято новое постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих», где утверждалось, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности граждан. После этого форма трудовой книжки не менялась в течение ещё 30 лет.

На сегодняшний день в Российской Федерации существуют трудовые книжки трёх образцов: 1938, 1973 и 2003 годов. Все три вида трудовых книжек действительны и не требуют замены.

История трудовой книжки

Впервые трудовые книжки были введены советским правительством в 1919 году. После Гражданской войны трудовые стали удостоверением личности, так как паспортов в СССР до 1932 года не было. В книжку должны были регулярно вноситься данные об участии трудящихся в общественных работах и исполнении трудовых повинностей. Тем, кто уклонялся от получения книжки, грозило полугодовое тюремное заключение, а за утерю книжки — штраф 25 рублей (в 1938 году). Стоит отметить, что в конце 1930-х годов среднемесячная пенсия советского гражданина составляла как раз 25 рублей, на которые можно было купить приблизительно 40 килограммов хлеба.

Трудовая книжка на то время была основанием для получения продовольственного пайка и основным удостоверением личности. В неё, помимо записей о местах работы, заработке, пособиях и страховых взносах, вносились данные о браке, прописке и воинской повинности — а также об уплате взносов на соцобеспечение и охрану труда.

В 1922 году начал действовать новый КЗОТ, который трудовых книжек уже не предусматривал. Они были заменены на «расчётные книжки», которые по месту работы получали все рабочие и служащие.

В 1926 году был введён новый документ — «Трудовой список», в который работодатель должен был вносить общие данные о сотруднике: дату приёма на работу, должность, размер зарплаты и т. д. При переходе служащих из одного учреждения или предприятия в другое трудовые списки выдались им на руки. При приёме на новую работу от сотрудников требовались трудовые списки с мест прежней службы.

20 декабря 1938 года Совет народных комиссаров СССР принял постановление «О введении трудовых книжек». Иметь или не иметь этот документ, каждый советский трудящийся мог определять сам. Но те, у кого книжек не было, лишались права получить карточки на продукты. Заводить книжку полагалось на всякого трудящегося, занятого на предприятии более пяти дней. За получение книжки с работника взимался сбор — 50 копеек.

Трудовые книжки образца 1938 года оставались неизменными до 1973 года, а последняя форма менялась в 2003 году.

Российская трудовая книжка

Российская трудовая книжка появилась в январе 2004 года. На ней герб СССР заменили на герб России, а саму обложку сделали не зелёной, а серой. Кроме этого, уменьшили формат документа и добавили страниц — взамен прежних 40 страниц в новой трудовой книжке стало 44. Документ также имеет дополнительные средства защиты от подделок: светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, которым скреплены листы бланков, и специальная бумага с водяным знаком.

Трудовая книжка. Фото: Официальный сайт ФГУП «ГОЗНАК»

Кому выдаётся трудовая книжка?

Трудовые книжки сегодня оформляются на всех работников, проработавших в организации более 5 дней, для которых данная работа является основной (ст. 66 ТК РФ).

При поступлении на работу для заключения трудового договора работник должен предоставить трудовую книжку вместе со всеми остальными необходимыми документами, такими как паспорт, документы об образовании и прочее. А если человек принимается на работу впервые, то трудовую книжку должен предоставить работодатель. После увольнения книжку обязаны вернуть её владельцу. Если вы совместитель и хотите добавить в трудовую книжку строчку о работе по совместительству, то имеете законное право получить такую запись. Для этого вам нужно принести на основное место вашей работы документ, подтверждающий, что вы работаете по совместительству, и «основной» работодатель внесёт соответствующую отметку в документ.

Какую роль выполняет трудовая книжка сегодня?

До сих пор трудовая книжка, согласно статье 66 ТК РФ, «является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника», однако многие функции этого документа уже давно взял на себя трудовой договор и система персонифицированного учёта в ПФР.

Так, с 1 января 1997 года учёт стажа и работы россиян ведут ФСС и Пенсионный фонд — так что оформление пенсии, прежде невозможное без трудовой книжки, уже от неё не зависит. Сейчас любой желающий может бесплатно получить выписку о своём стаже из данных ПФР. Кроме того, доказательством работы служат копии приказов о принятии на работу и об увольнении. Тогда как ранее трудовая книжка являлась основным документом, подтверждающим стаж работы. Она обеспечивала оформление пенсионного дела, и оформить пенсию без её предъявления было практически невозможно.

Фото: РИА Новости / Михаил Мордасов

Утратила трудовая книжка и функцию записи в ней различных квалификаций. Раньше, если человек поступил на работу слесарем 3-го разряда, и ему присваивалась квалификация слесаря 4-го разряда, то при новом трудоустройстве единственным документом, подтверждающим это, была трудовая книжка. Теперь система присвоения квалификации в таком виде исчезла. О смене квалификации и карьерном росте можно прочитать в резюме, а не в трудовой книжке.

Среди других утраченных функций — получение больничного листа. С 1 января 2007 года вступил в силу закон о временной трудоспособности, который отменил норму о непрерывном стаже (который фиксируется трудовой книжкой) для получения больничного листа.

До 2007 года оплата больничного рассчитывалась в зависимости от стажа сотрудников. Для работников, имеющих непрерывный трудовой стаж до 5 лет, выплаты составляли 60 процентов заработка, от 5 до 8 лет — 80 процентов. А сотрудники, имеющие непрерывный стаж более 8 лет, могли рассчитывать, что совокупный доход не уменьшится из-за болезни. С 2007 года непрерывность стажа в расчёт больничного больше не берётся.

Кроме этого, перерыв трудового стажа, согласно , уже не оказывает никакого влияния на величину будущей пенсии, поскольку её размер зависит не от стажа, а от величины взносов в пенсионный фонд. Минимальный стаж для получения трудовой пенсии по старости к 2025 году достигнет 15 лет, сейчас он составляет пять лет. Кроме того, для начисления пенсии необходимо будет набрать минимум 30 баллов. А для граждан, родившихся до 1967 года, будет действовать только страховая часть пенсии. Молодые россияне смогут участвовать в страховой системе либо выбрать негосударственный пенсионный фонд.

Почему трудовую книжку хотят отменить?

Трудовые книжки хотели отменить неоднократно. Об очередной отмене трудовых книжек заговорили в связи с подготовкой законопроекта Минэкономразвития России об отмене печатей для коммерческих компаний. Вместе с отменой печати представители деловых организаций считают уместным отменить и трудовые книжки.

Минздравсоцразвития не исключает 10-летнего переходного периода, чтобы не шокировать людей, для которых запись в трудовой — необходимый элемент взаимоотношений с работодателем. Однако многие работодатели уже давно перешли на контрактную схему работы, и для них трудовые книжки выглядят анахронизмом. Заключив с сотрудником трудовой договор, работодатель и наёмный работник оговаривают в нём все важные для себя позиции. В случае с трудовым договором работодатель не знает о неприятных записях в трудовой книжке, например об увольнении по статье за нарушение трудовой дисциплины и т. п.

Поскольку трудовые книжки не нужны ни работнику, ни работодателю, ни государству, можно полагать, что их со временем и отменят.

Для чего нужна и кем заполняется

Каждый работающий гражданин должен подтвердить свой стаж.

Все необходимые записи вносятся в трудовую книжку и договор согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Постановление). Невзирая на многочисленные споры об устаревшем формате и ненадобности книжек, в 2017-2018 годах данный документ остается необходимым атрибутом при приеме на работу, независимо от формы юридического лица.

Трудовая книжка работника — основной документ о его стаже и деятельности. Законодательством установлен порядок ведения данного документа, варианты и возможности исправлений, утвержденный образец вкладыша, а также инструкция по заполнению.

Ее отсутствие может повлечь за собой ряд проблем:

• неподтвержденный опыт и стаж работы может стать препятствием при трудоустройстве;
• серьезные проблемы при оформлении пенсии, которая напрямую зависит от количества отработанных лет и набранных баллов;
• отсутствие льгот и привилегий от государства;
• незаконная деятельность, которая нарушает налоговое законодательство и т.д.

Если работник не может предоставить книжку по причине утраты или невыдачи при увольнении, ему придется получить ее дубликат с прежнего места трудоустройства

Если организация распалась, новый работодатель должен выдать документ, указав причину отсутствия старого.

Записи в трудовой книжке

Ведение и хранение данных документов на период работы сотрудника возлагается на работодателя, включая ИП. Без документального подтверждения, деятельность компании граничит с уголовной ответственностью за нарушение налогового законодательства.

Обязанность по их ведению установлена законом и начинает действовать через 5-7 дней после приема гражданина на основную работу.

Если занимаемая должность является дополнительной (по совместительству), то обязанности по ведению записей в трудовой книжке возлагаются на второго работодателя на основании подтверждающих бумаг, как по основному, так и по дополнительному месту трудоустройства

Кроме выполняемой работы, в нее вносятся записи о награждениях, переводах на новую должность, сведения о причинах прекращения трудовой деятельности и увольнении.

Рабочие моменты подтверждаются номером приказа, который фиксируется в специальной книге учета на рабочем месте. Точные нормативы о записях, их изменениях и правилах внесения регламентированы п. 2 Постановления.

О приеме на работу

Запись в трудовой книжке о приеме на работу начинается на страницах 2-3, в разделе «Сведения о работе». Обязательное условие - указание полного наименования организации с дополнительным сокращенным вариантов в правильной формулировке.

Для каждой графы существует свое назначение:

1. порядковый номер;
2. дата приема на должность;
3. должность, наименование организации;
4. номер приказа/распоряжения.

О переводе на другую должность

Чтобы внести сведения о переводе на работу в подразделение, иную компанию или путем смены должности, следует отступить от последней записи 1 строку и продолжить нумерацию списка записей арабской цифрой. Формат даты должен иметь стандартный вариант (01.01.2018 г.), а нарушение данного правила ведет к исправлениям в трудовой книжке, ее негодности и штрафным санкциям для работодателя.

Обратите внимание!

Если перевод проходит в рамках одной организации, указывать ее полное название не требуется. Достаточно вписать номер приказа и новую должность сотрудника, заверив печатью и подписью.

Об увольнении

Запись об увольнении должна проводиться в день подачи заявления сотрудником или подписания приказа о снятии его с должности по каким-либо причинам (подтверждается статьей ТК РФ). Точная инструкция по заполнению трудовых книжек установлена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

В документе указывается дата последнего дня работы сотрудника, если нет иных соглашений по договору

Вкладыш

Если закончились листы для записи, то действующий работодатель выдает вкладыш. Как правильно его оформить:

• выдается в случае недостаточности страниц для внесения записей (на полях и внизу страницы писать нельзя);
• титульный лист заполняется по дате выдачи приложения, а не по дате получения трудовой книжки;
• данные сотрудника должны соответствовать реальному времени, так как за время работы могли произойти изменения (получение образования, смена фамилии и т.д.);
• внизу титульного листа ставится подпись и печать ответственного лица/предприятия;
• вкладыш подшивается к книжке, на первом листе которой вносятся сведения о дополнительных страницах, а также указывается серия и номер документа.

Количество дополнительных страниц неограниченно, в зависимости от периодичности смены рабочих мест.

Как исправить ошибки в трудовой книжке?

Как можно исправить запись, чтобы документ сохранил свою юридическую силу:

• исправить ошибку можно по месту работы, где была допущена опечатка;
• изменить запись имеет право новый работодатель, имея подтверждающий официальный документ о правомерности сведений выписка из архива распавшейся компании, трудовой договор и прочее.

Обратите внимание!

Самовольное исправление в трудовой книжке не допустимо. В подобной ситуации она становится недействительной, а подтвердить отработанный стаж будет можно только в судебном порядке.

Неверная запись не может быть исправлена на основании слов свидетелей, кроме судебных решений, а также вследствие массовой утраты документов по причине чрезвычайной ситуации, катастрофы, пожара и т.п.

Если работник ее потерял, то по новому месту работы заводится новая. В случае обнаружения пропажи, работодатель не имеет права удалить вновь созданную книжку, так как она является подотчетной. В подобной ситуации у сотрудника может быть сразу две трудовых книжки, каждая из которых является действующей.

По законодательству ограничений на данный счет не предусмотрено, а все сведения о перечислениях в пенсионный и страховой взнос хранятся в базе данных организаций. Но есть и негативная сторона:

• проблемы при оформлении пенсионного обеспечения, так как фонд признает только один документ подлинным, а стаж по второму просто не учтут;
• получение сразу по двум книжкам пособия на ребенка, отпускных и прочих платежей, грозят административным наказанием в виде штрафа и полного возмещения полученных выплат;
• проблемы с трудоустройством, где учитывается стаж, должность и рабочие навыки человека. Предъявив одновременно два документа, гражданин попадает под подозрение и, в лучшем случае, в рабочем месте будет отказано.

Лучше работать по одной трудовой книжке, а в случае ее утраты, восстановить документ на новом месте работы или посредством повторного обхода всех организаций

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Как получить замену в случае ее утраты регламентировано Постановлением. Собственник, в первую очередь, должен заявить о потере документа начальнику по последнему месту работы. Для этого следует подать письменное заявление в свободной форме, указав причину утраты и выразив желание восстановить документ.

Полный перечень документов для повторного ее оформления включает:

• заявление в отдел кадров;
• подтверждающие трудовой стаж документы со всех рабочих мест, архива, выписки из приказов, лицевой счет заработной платы и прочее;
• в случае распада организации решение по трудовой деятельности в определенный период времени может выдать суд, что требует предварительной подачи иска по данному вопросу и сбор доказательств трудоустройства.

Обратите внимание!

Каждый из документов является действительным только при наличии заверенной подписи/печати. Ответственность за подлог и фальсификацию несет работник.

Согласно установленных законом правил, дубликат выдается работодателем не позднее 15 дней с момента получения заявления. В документе указывается общий трудовой стаж (суммарно), без наименований организаций, должностей и периодов деятельности. В случае недействительных записей по увольнению, рабочему стажу и переводу, подобные сведения не учитываются в дубликате.

Учет ведется на каждом предприятии, включая индивидуальных предпринимателей. Постановлением определены правила по хранению документов, ответственным за которое является начальник организации и сам работник. Какие требования предъявляются к ведению трудовых книжек:

• все даты пишутся арабскими цифрами;
• чернила должны быть устойчивы к УФ свету, разрешается черный и синий цвет, но только шариковой, перьевой ручкой (гелевые чернила использовать нельзя);
• нельзя делать сокращений (независимо от длины названия);
• все сведения должны соответствовать нормативам ТК РФ о работнике, должность, перевод на иное место, увольнение по статье, завершение трудового стажа, поощрения;
• язык написания государственный;
• все данные должны соответствовать указанному приказу;
• сроки внесения записей при приеме на работы не позднее 7 дней, при увольнении в последний рабочий день, если иное не предусмотрено трудовым договором;
• все записи нумеруются;
• работодатель должен ознакомить сотрудника с внесенной записью, что подтверждается его личной подписью в карточке.

Хранить трудовые книжки следует в недоступных для третьих лиц местах — используйте сейфы, шкафы с замками

В случае порчи документов в период их хранения на предприятии, организация может облагаться штрафными санкциями. При невостребованности документов по разным причинам, организация обязана их хранить определенный период времени:

• трудовая книжка 75 лет;
• учет ее движения (книга учета) 75 лет;
• учет бланков (приходно/расходная книга) 5 лет.

Выдача по требованию производится под роспись получателя, так как все бумаги нумеруются и являются подотчетными в организации.

Лица, ответственные за ведение трудовой книжки

Ответственное лицо за хранение и ведение работодатель, на которого возлагается ряд взысканий согласно законам РФ:

• штраф до 50 тыс. рублей или приостановление рабочей деятельности на период до 3-х месяцев;
• дисциплинарное взыскание в форме снятие с занимаемой должности до 3-х лет;
• материальная ответственность за нанесенный работнику ущерб.

При нарушении установленных законом норм следует обращаться в государственный надзор, а также в правоохранительные органы и к опытным адвокатам.

В последнее время происходят изменения в трудовом и пенсионом законодательстве страны, но это еще совсем не значит, что трудовые книжки утратили свой смысл. И для начала давайте разберемся, что это такое.

Трудовая книжка – главный документ о трудовой деятельности человека, предназначенный для учета его трудового стажа. А появилась она еще в начале прошлого века в качестве документа, на основании которого выдавались продовольственные карточки. Официальным же “днем рождения” стало 20 декабря 1938 года. Именно в этот день было принято постановление правительства “О введении трудовых книжек”. Тогда же была установлена плата за бланк трудовой книжки – 25 копеек, а за ее утерю взимался штраф 25 рублей.

В трудовых книжках работников, по большому счету отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На их основе устанавливались все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий, пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и т.д.

При заключении трудового договора человек, поступающий на работу, предъявляет работодателю в числе остальных документов трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. Если же у работника произошла утеря или повреждение этого документа, новый работодатель обязан по письменному заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.

Так как трудовая книжка является основным документом в сфере профессиональной деятельности, она значительно повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, значительно облегчает задачу правильного подбора кадров, позволяет существенно упорядочить работу органов социального обеспечения по назначению пенсий.

Работодатель же, со своей стороны, открыв трудовую книжку потенциального сотрудника, может видеть причины увольнения с предыдущих мест работы, что может повлиять на его решение о приеме этого человека на работу. Хотя, в большинстве случаев, кадровые службы предприятий впервые открывают трудовую книжку соискателя уже после того, как принято решение о его приеме.

Также трудовая книжка выполняет функцию своеобразной защит прав ее владельца. Ведь в случае увольнения сотрудника закон обязывает работодателя делать запись, в которой он ссылается на конкретную статью закона, по которой было совершено увольнение. Трудовая книжка во время выполнения работником своих должностных обязанностей хранится в отделе кадров и может быть выдана только в случае увольнения. Сотрудник не может потребовать получить ее на руки, но может попросить у работодателя копию трудовой книжки или выписку из нее. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, а также выписки из трудовой книжки.

Обязательно нужно следить за тем, чтобы все записи с мест работы были заверены соответственными печатями. Отсутствие печати работодателя на записи об увольнении делает недействительными все записи о работе у него. Поэтому может получиться так, что этот период не засчитают работнику при оформлении пенсии. В таком случае лучше обратиться к своему предыдущему работодателю и поставить печать.

Е. Майорова

Недавно мне позвонила коллега - директор по персоналу по производству и продаже торгового оборудования, и задала вопрос: что делать с трудовой книжкой уволившегося сотрудника, но не пришедшего забрать ее из отдела персонала? Вопрос весьма актуальный ввиду того, что в отделах персонала и подразделениях, отвечающих за ведение кадровой документации, периодически по разным причинам скапливается определенное количество трудовых книжек. Почему сотрудники не забирают трудовые книжки из отделов персонала? Где и сколько возможно хранить трудовую книжку уволившегося или "исчезнувшего» сотрудника? Какие действия отделу персонала нужно предпринять для передачи трудовой книжки ее истинному владельцу? И, наконец, какие последствия могут ожидать компанию за фактически незаконное задержание трудовой книжки в отделе персонала? К сожалению, перечисленные вопросы решаются директорами по персоналу коммерческих компаний каждый раз по своему собственному усмотрению. Хотя действовать им необходимо по заранее разработанному алгоритму и в соответствии с трудовым законодательством.

«ОБИЖЕННЫЕ» РАБОТНИКИ

Почему сотрудники оставляют собственные трудовые книжки в отделах персонала компаний? Что заставляет их совершать столь неординарные поступки, несмотря на то, что трудовая книжка является обязательным документом при устройстве на любую работу.
Приведем некоторую «условную» классификацию таких работников.

- «Неосведомленные».
- «Убегающие» от наказания.
- Имеющие вторую трудовую книжку.
- «Наказанные» работодателем.

«НЕОСВЕДОМЛЕННЫЕ»

Обычно это молодые люди от 18 - 25 лет, для которых трудовая книжка пока не стала основополагающим документом, имеющим решающее значение в жизни. Фактически, данная категория включает всех тех, кто только начинает трудовой путь. Частично их «забывчивость» объясняется неполной осведомленностью в области трудовых отношений. Так, например, многие абсолютно ничего не знают о том, что трудовая книжка должна быть в обязательном порядке заведена на их первом месте работы. Способствуют этому неведению инспектора отделов кадров, которые не осведомляют новых сотрудников о записи приема на работу, сделанной в трудовой книжке. Таким образом, становится понятным, почему работник так никогда и не сможет узнать о существовании личной трудовой книжки.

«УБЕГАЮЩИЕ» ОТ НАКАЗАНИЯ

К данной категории можно отнести практически всех материально ответственных сотрудников. Именно их можно «наказать», да и «провиниться « перед компанией им не составляет особого труда. Другие сотрудники все же в большей степени не подвержены каким-либо существенным «карам» со стороны компании. В качестве примера разберем следующий случай. У менеджера по продажам, заключившего договор об индивидуальной материальной ответственности и занимающегося развозом товара по розничным точкам или по магазинам, не принадлежащим компании, в определенный момент времени может возникнуть множество непредвиденных вариантов, в дальнейшем имеющим негативные последствия для его личной карьеры: частичная потеря товара, внезапное закрытие розничной точки без возможности какой-либо связи с ее руководителем, ошибки в просчетах товарных единиц при получении их со склада или при передаче их в магазин и т.д. Когда такому менеджеру становится известно, что он попал в сложную и трудноразрешимую ситуацию, он, решая уйти от денежного наказания, оставляет трудовую книжку в отделе кадров.

ИМЕЮЩИЕ ВТОРУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

В связи с поправками в трудовой кодекс от 6 октября 2006 года о возможности заведения новой трудовой книжки, в случае если сотрудник, устраивающийся на новую работу, заявляет письменно о ее пропаже или отсутствии, сотрудники отделов кадров могут совершить данный акт, не опасаясь никаких штрафных санкций со стороны внешних инстанций.

Практика показывает, что работники активно пользуются этим обстоятельством и иногда идут на подлог - не работая и имея на руках трудовые книжки, они устраиваются работать в компании с просьбой завести трудовую книжку по причине утери первой.

В частности, это касается молодых мам, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Получая пособие на ребенка от государства,
согласно Постановлению Правительства РФ N 865 от 30. 12. 2006 г., и находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, они реально
идут на обман государства.

Надо сказать, что, в конце концов, «обман» будет раскрыт путем проведения проверки фонда социального страхования и принято решение о взыскании неправомерно выплаченных сумм у таких «изобретателей». Кстати, положительный ответ работодателя на просьбу нового работника оформить новую трудовую книжку возникает не из хорошего отношения к новичку, а из-за боязни штрафа по причине осуществления приема на работу без оформления трудовой книжки (нарушение положения статьи 65 Трудового кодекса (ст. 5.27 КоАП). Получается, полагаясь лишь на слова работника, инспектора отделов персонала способствуют возникновению у работника второй, а иногда и третьей трудовой книжки. Следовательно, - N-я трудовая книжка после увольнения может спокойно
храниться сколь угодно долго в отделе персонала очередной коммерческой компании, невостребованная сотрудником. Кроме того, многие инспектора оформляют дубликаты трудовых книжек с обозначением и подробным описанием всего трудового стажа со слов работника, что является нарушением трудового законодательства. В этом случае отделы кадров нарушают пункт 31 Правил
ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утвержденных Постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г.). Хотя статьей 66 ТК РФ предусмотрено наличие одной трудовой книжки установленного образца, которая является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, на сегодняшний момент «обладание» работником двумя и более трудовыми книжками - распространенное явление на рынке труда, которое к тому же никак не наказуемо. Конечно, работнику впоследствии придется доказывать свой «параллельный стаж», подтвержденный несколькими трудовыми книжками, но этот момент в жизни работника приходится на более отдаленный период, а именно - лишь при начислении пенсии.

«НАКАЗАННЫЕ» КОМПАНИЕЙ
К сожалению, на рынке труда до сих пор встречаются компании, не гнушающиеся незаконной «экспроприацией» трудовой книжки. «Трудовую книжку не отдавать этому сотруднику» - гласит вердикт руководства. Директора по персоналу вынуждены подчиниться. Обстоятельства, «вынуждающие» к совершению таких воздействий на сотрудника, например, может быть воровство сотрудника (обычно в связи с невозможностью подать в суд на сотрудника из-за отсутствия прямых улик и письменных доказательств). В данном случае работодатель несет ответственность за то, что работник из-за отсутствия трудовой книжки будет какое-то время лишен возможности трудиться, и, соответственно, должен оплатить ему среднюю заработную плату до момента передачи ему трудовой книжки.

Письмо с уведомлением или звонок «как другу» - что выбрать? Трудовая инспекция, осуществляющая проверку кадровых документов, в первую очередь, обращается к содержимому сейфа на предмет наличия «лишних» трудовых книжек, хранящихся без законных на то оснований. Необходимо помнить, что законным основанием для хранения трудовой книжки давно уволившегося сотрудника можно считать наличие определенного пакета документов, в комплекте с «забытой» трудовой книжкой. Опираясь на данные практики, можно отметить, что первое, что совершают кадровики, когда забытая трудовая книжка находится в сейфе, это звонят бывшему сотруднику в попытке обратиться к нему с просьбой забрать ее из отдела персонала. Видимо, предпочитая указанный вариант как более быстродействующий. На практике вышеупомянутые действия, как правило, позитивных результатов не дают. Трудовая книжка продолжает «дамокловым мечом висеть» в качестве глобальной проблемы отдела персонала, реально ставя
работодателя впоследствии в позицию обвиняемого - ведь телефонный звонок не может служить в дальнейшем каким-либо доказательством для трудовой инспекции о том, что обращение к сотруднику состоялось. Предпочтительнее службе персонала выслать на адрес, указанный в трудовом контракте «исчезнувшего» сотрудника определенный перечень документов, обязательных к предъявлению трудовой инспекции в случае наличия «лишних» трудовых книжек в сейфе уже не работающих в компании сотрудников.

При этом рассмотрим два наиболее часто встречающихся варианта.

Вариант 1. Сотрудник оформил увольнение: написал заявление, подписал обходной лист и ознакомился с приказом об увольнении. Но по каким-то причинам не приходит за трудовой книжкой. В этом случае компании-работодателю нужно уже на второй день после увольнения послать извещение, текст которого приводится ниже (Табл.1).

Вариант 2. Рассмотрим популярный на рынке труда пример: прогул сотрудника. Другими словами, в отделе персонала нет в наличии ни одного документа от сотрудника о его желании уволиться - ни заявления, ни приказа об увольнении. В этом случае необходимо сформировать пакет следующих документов.

Служебные записки от руководителя о факте отсутствия сотрудника на рабочем месте.
- Акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте, подписанные не менее чем тремя сотрудниками компании.
- Письмо с уведомлением с просьбой явиться за трудовой книжкой.
- Форма объяснительной записки.
- Акт об отказе - написать объяснительную записку.

Все документы находятся в следующей Таблице 2:

Все копии отосланных документов компания обязана хранить в сейфе вместе с описью документов с печатью почтового отделения, осуществлявшего почтовое отправление пакета документов сотруднику, и кассовым чеком на оплату почтовых услуг вместе с «забытой» трудовой книжкой до момента ее передачи сотруднику.

Из правил от ведении трудовых книжек…

По закону компания-работодатель, а также лица, отвечающие за трудовые книжки, могут понести наказания в виде административных взысканий и штрафов. Из правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Пункт 35. Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку.

Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами. Пункт 36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно, в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.
Пункт 45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначенное приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

МЕСЯЦ НА РАЗДУМЬЕ
Не так давно Государственная дума рассматривала дальнейшую «судьбу» трудовой книжки, планируя ее изъять вообще из обращения, мотивируя это в частности тем, что необходимость трудовых книжек была вызвана в эпоху военного коммунизма, как документов, дающих право на полноценный продовольственный паек. Отсутствие трудовой книжки автоматически снижало продовольственный паек в два раза. Нужна ли сейчас так остро трудовая книжка, кроме отдаленного во времени оформления пенсии - данный вопрос обсуждали депутаты - ведь «при наличии свидетельства пенсионного страхования, рекомендательных документов, которые может подавать за себя сам работник, требовать наличие трудовой книжки не столь обязательно и не столь существенно». Тем не менее, несмотря на аргументацию противников трудовой книжки, она пока продолжает оставаться документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Получается, когда трудовая книжка становится не нужна ее владельцу, он оставляет ее на «хранение» в компании, из которой уволился. Но отделам персонала чужая трудовая книжка тоже не нужна. Наоборот, за ее незаконное хранение компании-работодателю надлежит будет выплатить немалые штрафы. Фактически новые поправки в Трудовой кодекс относительно несложной кадровой процедуры оформления новой трудовой книжки по любому запросу сотрудника приводят к тому, что в скором времени в отделах персонала будут храниться полные сейфы трудовых книжек, забытых или оставленных умышленно своими «хозяевами». И тогда таким компаниям штрафов не миновать. Дабы избежать этого, отделу персонала необходимо предпринять все вышеуказанные шаги в течение месяца, и затем, если владелец трудовой книжки не откликнулся, его вполне можно уволить.

Приводя подробно примеры подобных документов, автор намеревался дать полную рекомендацию относительно конкретных действий и их документального подтверждения по реализации задачи законной передачи трудовой книжки ее владельцу. Компании работодателю вполне достаточно иметь на руках копии отосланных компанией документов, их опись и кассовые чеки за почтовые услуги с датой отправки, чтобы проверяющая трудовая инспекция однозначно интерпретировала сложившуюся ситуацию и не наложила штрафов.

Григорий Милов

Основная функция трудовой книжки - учет трудового стажа. Однако в современных условиях это не самый эффективный способ решить данную задачу.

Трудовые книжки, причем с дополнением “для нетрудящихся”, впервые появились в 1918 г. в Советской России в качестве документа, на основании которого выдавались продовольственные карточки (“трудящимся” их выдавали по месту работы). В их нынешнем виде Трудовой кодекс определяет их как “основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника”. “Но их время неумолимо уходит”, - отмечает Лидия Педченко, юрист и член экспертного совета Национального союза кадровиков.

“С введением персонифицированного учета в системе государственного пенсионного страхования трудовая книжка теряет функцию учета стажа, который был важнейшим критерием при начислении пенсии”, - говорит депутат Олег Шеин, заместитель председателя комитета Государственной думы по труду и социальной политике. Персональная запись в системе государственного пенсионного страхования содержит значительно более полную информацию о трудовой деятельности гражданина РФ, чем может быть отражено в трудовой книжке. Кроме того, в результате пенсионной реформы размер пенсий граждан РФ рассчитывается на основании поступлений в Пенсионный фонд, а не только на основании трудового стажа. “Но тем не менее оформить пенсию без предъявления трудовой книжки практически невозможно”, - отмечает Педченко: ее по-прежнему нужно предъявлять “вживую”.

Более того, если в трудовой книжке допущена ошибка хотя бы в одной букве (например, вместо Наталия написано Наталья), государственные органы могут отказать человеку в оформлении пенсии, и, несмотря на данные, которые хранятся в Пенсионном фонде, восстанавливать справедливость придется через суд. Это противоречие видят и законодатели. “При оформлении пенсии трудовая книжка скоро и даром не будет нужна, - утверждает Шеин. - Ведь она не несет никакой информации, например об уровне доходов”. Но тем не менее по-прежнему считается основным документом, подтверждающим трудовой стаж, утверждает Татьяна Кузнецова, завкафедрой документооборота факультета документооборота Российского государственного гуманитарного университета.

Отменять трудовые книжки пока рано, считает Шеин. “Фиксируя трудовую деятельность, она может выполнять ту же роль, что и рекомендательные письма”, - утверждает он. Работодатель может видеть причины увольнения с предыдущих мест работы, что может повлиять на его решение о вступлении в трудовые отношения с кандидатом, отмечает Педченко. Впрочем, на практике кадровые службы предприятий впервые открывают трудовую книжку потенциального сотрудника уже после того, как принято решение о его приеме на работу, напоминает она.

Еще одна функция трудовой книжки - “некоторая защита прав работника”, утверждает Шеин. В случае увольнения сотрудника закон обязывает работодателя делать запись, отражающую конкретную статью закона, по которой было произведено увольнение, говорит он. “Это дает возможность бывшему сотруднику оспорить законность своего увольнения”, - добавляет он. Впрочем, даже если сотруднику удастся восстановиться в должности, запись об увольнении останется с ним навсегда, и следующий работодатель сможет увидеть, что сотрудника пытались уволить, но ему удалось восстановиться на работе по решению суда. “Выводы из этих записей работодатели могут делать самые разные”, - отмечает Педченко. “В нынешних условиях трудовая книжка стоит на страже интересов не работника или работодателя, а государства, причем интересов, мало связанных с вопросами трудовой деятельности, - считает Ольга Суворова, управляющий партнер рекрутинговой компании "Суворова и партнеры". - Ее заверенную копию необходимо предъявлять при оформлении загранпаспорта, что позволяет ограничить выезд за рубеж людей, допущенных к гостайне”.