МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ,

ПРИКАЗ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ И СОСТАВА РАБОЧЕЙ ГРУППЫ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА "БЕРЕЖЛИВАЯ ПЕРМЬ"

В соответствии с п. 2.1.2.5.1 кодификатора целей Министерства промышленности, инноваций и науки Пермского края (далее - Министерство) "Снижение энергопотребления промышленных предприятий на электроэнергию, проект "Бережливое производство" и с целью реализации проекта Министерства "Бережливая Пермь" приказываю:

1. Создать рабочую группу по реализации проекта Министерства "Бережливая Пермь".

2. Утвердить прилагаемые:

2.1. Положение о рабочей группе по реализации проекта "Бережливая Пермь";

2.2. состав рабочей группы по реализации проекта Министерства "Бережливая Пермь".

4. Контроль за исполнением приказа возложить на консультанта отдела промышленности управления промышленности Министерства промышленности, инноваций и науки Пермского края, руководителя проекта "Бережливая Пермь" Евсеева Олега Юрьевича.

(п. 4 в ред. )

Министр
К.В.ПЬЯНКОВА

ПОЛОЖЕНИЕ О РАБОЧЕЙ ГРУППЕ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА "БЕРЕЖЛИВАЯ ПЕРМЬ"

УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Министерства промышленности,
инноваций и науки Пермского края

1. Общие положения

1.1. Рабочая группа по реализации проекта "Бережливая Пермь" (далее - Рабочая группа) создается на период реализации проекта Министерства промышленности, инноваций и науки Пермского края (далее - Министерство) "Бережливая Пермь" в целях информационного взаимодействия с промышленными предприятиями, выработки рекомендаций и предложений по вопросам реализации проекта.

1.2. В своей деятельности Рабочая группа руководствуется Конституцией Российской Федерации , нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Пермского края и настоящим Положением.

1.3. По вопросам своей компетенции Рабочая группа взаимодействует с органами государственной власти, органами местного самоуправления, РОР ПК "Сотрудничество", Пермской торгово-промышленной палатой, промышленными предприятиями, научно-исследовательскими институтами, другими юридическими и физическими лицами.

1.4. Рабочая группа состоит из председателя, секретаря и членов Рабочей группы.

1.5. Председателем Рабочей группы является и.о. министра промышленности, инноваций и науки Пермского края, который возглавляет Рабочую группу и руководит ее деятельностью.

(п. 1.5 в ред. Приказа Министерства промышленности, инноваций и науки Пермского края от 16.02.2012 N СЭД-47-04-40-18)

1.6. Члены Рабочей группы принимают участие в ее работе на общественных началах.

1.7. Организацию деятельности Рабочей группы обеспечивает руководитель проекта в Министерстве (далее - руководитель проекта).

1.8. Основной формой деятельности Рабочей группы является заседание. Заседание может быть очередным и внеочередным.

Очередное заседание Рабочей группы проводится не реже одного раза в два месяца.

Внеочередное заседание Рабочей группы созывается председателем по мере необходимости.

(п. 1.8 в ред. Приказа Министерства промышленности, инноваций и науки Пермского края от 16.02.2012 N СЭД-47-04-40-18)

1.9. При ведении переписки, связанной с деятельностью Рабочей группы, письма подписываются министром промышленности, инноваций и науки Пермского края или, по его поручению, председателем Рабочей группы.

2. Основные цели, задачи и функции

2.1. Основными целями Рабочей группы по реализации проекта "Бережливая Пермь" являются рост производительности труда на предприятиях обрабатывающей промышленности края и рост средней номинальной начисленной заработной платы работников обрабатывающей промышленности в Пермском крае.

2.2. Основной задачей Рабочей группы является создание условий (мотивов) для внедрения подходов "Бережливого производства" на предприятиях края, с этой целью решение задач: выявление положительного опыта применения механизмов "Бережливого производства", тиражирование положительного опыта (информирование); организация обучения руководителей и специалистов высокотехнологичных отраслей промышленности с целью профессиональной подготовки (переподготовки) и повышения квалификации по вопросам бережливого производства; внедрение механизмов снижения энергопотребления на предприятиях.

2.2. Основные функции Рабочей группы:

2.2.1. выработка предложений по основным направлениям реализации проекта на предприятиях Пермского края;

2.2.2. изучение и анализ опыта внедрения методик бережливого производства на территории других субъектов РФ, подготовка предложений по доведению передового опыта других субъектов РФ до предприятий региона;

2.2.3. обсуждение иных вопросов, касающихся реализации проекта;

2.2.4. подготовка предложений по подготовке и переподготовке кадров по вопросам бережливого производства, решению проблемы занятости, повышению престижности рабочих профессий на промышленных предприятиях края;

2.2.5. принятие решений в пределах своей компетенции по рассматриваемым вопросам.

3. Полномочия Рабочей группы

3.1. В целях осуществления своей деятельности Рабочая группа вправе:

3.1.1. запрашивать и получать в установленном порядке у исполнительных органов власти администрации муниципальных районов, предприятий и организаций, расположенных на территории города Перми, информацию, необходимую для решения возложенных на рабочую группу задач;

3.1.2. приглашать на заседания совета и заслушивать представителей органов и должностных лиц государственной власти, местного самоуправления, предприятий и организаций, расположенных на территории Пермского края, по вопросам, относящимся к компетенции Рабочей группы;

3.1.3. направлять заключения, предложения, обращения в органы и к должностным лицам городского самоуправления, ответственным за реализацию промышленной политики города Перми.

4. Права и обязанности членов Рабочей группы

4.1. Член Рабочей группы имеет право:

Принимать участие в планировании работы Рабочей группы и подготовке вопросов, выносимых на рассмотрение на заседаниях,

Принимать участие в заседаниях Рабочей группы,

Представлять свое мнение по обсуждаемому вопросу (в том числе в письменном виде, если не имеет возможности принять участие в заседании Рабочей группы),

Знакомиться с планом мероприятий по реализации проекта "Бережливая Пермь", повесткой очередного заседания Рабочей группы, справочными и аналитическими материалами по выносимым на рассмотрение Рабочей группы вопросам,

Выступать с докладами, содокладами, вносить и обосновывать предложения, давать пояснения, задавать вопросы, отвечать на вопросы в ходе заседания Рабочей группы,

4.2. Член Рабочей группы обязан:

участвовать в заседаниях Рабочей группы,

своевременно направлять на имя председателя Рабочей группы извещение о невозможности принять участие в заседании с указанием причин,

готовить для обсуждения на заседании Рабочей группы обоснованную позицию по выносимым на обсуждение вопросам, а при необходимости - обеспечивать представление на заседание соответствующих информационно-аналитических материалов,

исполнять поручения, отраженные в протоколе заседания Рабочей группы.

4.3. Председатель Рабочей группы, осуществляя руководство деятельностью Рабочей группы, в соответствии с поставленными задачами:

Утверждает планы мероприятий по реализации проекта "Бережливая Пермь",

Координирует работу членов Рабочей группы по выполнению задач,

Утверждает повестку заседания Рабочей группы,

Определяет порядок ведения заседания Рабочей группы,

Контролирует выполнение принятых на заседаниях Рабочей группы решений,

Осуществляет иные функции по управлению Рабочей группы.

5. Планирование деятельности Рабочей группы

5.1. Рабочая группа осуществляет деятельность в соответствии с планом мероприятий по реализации проекта "Бережливая Пермь" на год, сформированным руководителем проекта в Министерстве промышленности, инноваций и науки Пермского края, а также предложениями, поступившими от членов Рабочей группы.

Предложения должны содержать точную формулировку предлагаемых к вынесению на обсуждение Рабочей группы вопросов, дату их рассмотрения, фамилию, инициалы и должность лица, ответственного за подготовку предлагаемого вопроса.

5.2. Проект плана мероприятий на полугодие формируется руководителем проекта не позднее 25 декабря и передается для утверждения председателю Рабочей группы. В ходе рассмотрения и утверждения плана на год председатель рабочей группы может изменить формулировки предлагаемых к вынесению для рассмотрения на заседании Рабочей группы вопросов, исключить отдельные вопросы либо дополнить иными вопросами.

В течение трех рабочих дней после утверждения председателем Рабочей группы план мероприятий направляется членам Рабочей группы.

5.3. После утверждения плана мероприятий на год в план могут быть внесены изменения: отдельные вопросы, включенные в план, могут быть исключены, перенесены на другое полугодие.

В течение трех рабочих дней после внесения изменения в план мероприятий соответствующее извещение направляется членам Рабочей группы.

6. Подготовка к заседанию Рабочей группы

6.1. Ответственным за своевременную и качественную подготовку материалов и информации к заседанию Рабочей группы является секретарь Рабочей группы.

6.2. Организация деятельности Рабочей группы, в том числе подготовка повестки дня заседания, оповещение членов Рабочей группы, регистрация присутствующих на заседании осуществляется секретарем.

6.3. После утверждения повестки заседания Рабочей группы секретарь:

направляет членам Рабочей группы повестку заседания и информационно-аналитические материалы не позднее чем за два рабочих дня до заседания Совета,

формирует список приглашенных для участия в заседании лиц и информирует их о необходимости участия в заседании Рабочей группы, месте, времени и дате заседания, повестке заседания.

7. Проведение заседаний Рабочей группы

7.1. Заседание Рабочей группы правомочно, если на нем присутствуют более половины членов Рабочей группы.

7.2. На заседаниях Рабочей группы с согласия председателя могут присутствовать представители организаций, общественности, специалисты, эксперты, ученые и другие лица, заинтересованные в рассмотрении вопросов, указанных в повестке заседания.

7.3. Заседания Рабочей группы ведет председатель, а в его отсутствие (по его поручению) - секретарь Рабочей группы. Регламент проведения заседания определяется председателем в начале заседания.

7.4. В ходе заседания Рабочая группа рассматривает подготовленные материалы, а также инициативные предложения, подготовленные членами Рабочей группы.

7.5. Решения Рабочей группы принимаются большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов Рабочей группы. Каждый член Рабочей группы имеет один голос. При равенстве голосов "за" и "против" решающим является голос председателя, а в его отсутствие - секретаря Рабочей группы.

7.6. В заседании Рабочей группы может быть объявлен перерыв для подготовки дополнительных материалов, решения организационных и иных вопросов, уточнения информации, необходимой для их решения.

7.7. Ведение протокола заседания Совета возлагается на секретаря Рабочей группы, а в случае его отсутствия - на одного из членов Рабочей группы. Протокол оформляется в течение пяти рабочих дней. Протокол подписывается председателем и секретарем Рабочей группы не позднее пяти рабочих дней после заседания.

7.8. Подлинники протоколов заседаний Рабочей группы и документы к ним хранятся в отделе промышленности Министерства промышленности, инноваций и науки Пермского края.

7.10. Контроль за исполнением решений и поручений Рабочей группы осуществляют председатель и секретарь Рабочей группы.

УТВЕРЖДЕН
Приказом
Министерства промышленности,
инноваций и науки Пермского края
от 26.08.2011 N СЭД-47-05-09-86

СОСТАВ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ ПО РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА "БЕРЕЖЛИВАЯ ПЕРМЬ"

Новикова - и.о. министра промышленности, инноваций и науки
Ксения Владимировна Пермского края, председатель рабочей группы

Евсеев - консультант отдела промышленности управления
Олег Юрьевич промышленности Министерства промышленности,
инноваций и науки Пермского края, руководитель
проекта "Бережливая Пермь", секретарь рабочей
группы

Члены рабочей группы:

Бутакова - генеральный директор ООО "ЛИН-системы"
Елена Николаевна (по согласованию)

Гайворонский - генеральный директор ООО "Гамма-инжениринг"
Андрей Михайлович (по согласованию)

Зеленина - начальник бюро планирования ОАО "Протон-ПМ"
Людмила Анатольевна (по согласованию)

Мокшина - главный специалист группы по координации и
Наталья Юрьевна совершенствованию "Пермского мотовозоремонтного
завода "Ремпутьмаш" - филиала ОАО "РЖД"
(по согласованию)

Никифоров - директор по развитию ОАО "Пермский моторный
Сергей Олегович завод" (по согласованию)

Прозоров - начальник отдела инвестиций и совершенствования
Михаил Владимирович производства ОАО "Редуктор-ПМ" (по согласованию)

Прокашева - директор по качеству и производственной системе
Светлана Ивановна ООО "Камский кабель" (по согласованию)

Рагозин - начальник отдела управления недвижимым имуществом
Константин Владимирович ОАО "Пермский телефонный завод "Телта"
(по согласованию)

Саврасов - заместитель генерального директора Регионального
Игорь Николаевич объединения работодателей Пермского края
"Сотрудничество" (по согласованию)

Сайранов - главный технолог опытного завода
Александр Григорьевич ОАО "Авиадвигатель" (по согласованию)

Теплов - генеральный директор ООО "Краснокамский
Дмитрий Викторович ремонтно-механический завод" (по согласованию)

Трубин - директор по качеству ООО "ВНИИБТ - Буровой
Александр Сергеевич инструмент" (по согласованию)

Тюфяков Игорь - директор по работе с ключевыми клиентами
Владимирович АНО "Институт "ОРГПРОМ" (по согласованию)

Филонов - начальник отдела по реализации ПСС Западно-
Андрей Михайлович Уральского банка ОАО "Сбербанк России"
(по согласованию)

Чупраков - заместитель генерального директора ООО "Научно-
Александр Геннадьевич производственная фирма "Теплоэнергопром"
(по согласованию)

Ширинкин - исполнительный директор по бережливому
Александр Вадимович производству Центра содействия изучению
международного опыта управления и организации
производства "Кайдзэн" (по согласованию)

Ширяев - менеджер по бизнес-процессам ЗАО "НОВОМЕТ-Пермь"
Дмитрий Вячеславович (по согласованию)

Южаков - заместитель начальника производства ОАО "СТАР"
Евгений Витальевич (по согласованию)

3.1.Рабочая группа формируется в составе руководителя Рабочей группы, заместителя руководителя, секретаря и членов Рабочей группы. В состав Рабочей группы могут входить представители органов и организаций по функционированию и развитию систем аппаратно - программного комплекса технических средств АПК «Безопасный город» на территории Валдайского муниципального района. Состав Рабочей группы утверждается нормативным правовым актом Администрации Валдайского муниципального района.

3.2. Руководителем Рабочей группы является заместитель Главы администрации муниципального района.

3.3. Порядок работы Рабочей группы определяется руководителем Рабочей группы или по его поручению заместителем руководителя Рабочей группы.

3.4. Руководитель Рабочей группы:

организует работу Рабочей группы и обеспечивает контроль за исполнением её решений;

определяет перечень, сроки и порядок рассмотрения вопросов на заседаниях Рабочей группы;

организует перспективное и текущее планирование работы Рабочей группы;

участвует в подготовке докладов Главе Валдайского муниципального района по вопросам, входящим в компетенцию Рабочей группы;

представляет Рабочую группу при взаимодействии с органами и организациями, ведет с ними переписку.

3.5. В отсутствие руководителя Рабочей группы по его поручению обязанности руководителя Рабочей группы исполняет заместитель руководителя Рабочей группы.

3.6. Секретарь Рабочей группы:

оказывает содействие руководителю Рабочей группы и заместителю руководителя Рабочей группы в организации работы Рабочей группы, в том числе в целях реализации возложенных на Рабочую группу задач и решений Рабочей группы;

запрашивает для подготовки материалов к очередному заседанию Рабочей группы, необходимую информацию у членов Рабочей группы, органов и организаций;

осуществляет мероприятия по планированию деятельности Рабочей группы;

организует подготовку и проведение заседаний Рабочей группы;

организует доведение материалов Рабочей группы до сведения членов Рабочей группы, а также органов и организаций;

осуществляет по поручению руководителя Рабочей группы контроль за исполнением решений Рабочей группы и поручений руководителя Рабочей группы;

оформляет протоколы заседаний Рабочей группы.

3.7. Рабочая группа для осуществления своих функций имеет право:

взаимодействовать по вопросам, входящим в компетенцию Рабочей группы, с соответствующими органами и организациями, получать от них в установленном порядке необходимые материалы и информацию;

заслушивать представителей органов и организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Рабочей группы;

пользоваться в установленном порядке банками и базами данных федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти Новгородской области, органов местного самоуправления, а также организаций по функционированию и развитию систем аппаратно - программного комплекса технических средств «Безопасный город» на территории Новгородской области;

использовать государственные системы связи и коммуникации;

привлекать в установленном порядке к работе Рабочей группы для осуществления аналитических и экспертных работ научные и иные организации, отдельных специалистов;

создавать рабочие группы по отдельным направлениям деятельности Рабочей группы.

3.8. Работа Рабочей группы осуществляется в соответствии с планом, который ежегодно принимается на заседании Рабочей группы и утверждается ее руководителем. Планы деятельности рабочих групп утверждаются их руководителями в соответствии с планом деятельности Рабочей группы.

3.9. Заседания Рабочей группы проводятся в соответствии с планом ее деятельности не реже одного раза в полгода. При необходимости по решению руководителя Рабочей группы могут проводиться внеочередные заседания Рабочей группы, в том числе выездные. Заседание Рабочей группы проводит руководитель Рабочей группы или по его поручению заместитель руководителя Рабочей группы.

3.10. Члены Рабочей группы участвуют в ее заседаниях без права замены. В случае отсутствия члена Рабочей группы на заседании он вправе заблаговременно (не позднее 3 дней до даты проведения заседания Рабочей группы) изложить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменном виде.

3.11. Заседание Рабочей группы считается правомочным для принятия решений, если на нем присутствуют не менее двух третей от общего числа членов Рабочей группы.

3.12. Подготовка материалов к заседанию Рабочей группы осуществляется территориальными федеральными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, а также организациями по функционированию и развитию систем АПК «Безопасный город», к ведению которых относятся вопросы повестки дня.

3.13. Члены Рабочей группы обладают равными правами при обсуждении вопросов, рассматриваемых на заседании Рабочей группы.

3.14. Решение Рабочей группы принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов Рабочей группы. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании. Решения, принимаемые на заседании Рабочей группы, оформляются протоколом, который подписывает председатель Рабочей группы или его заместитель, председательствующий на заседании. Копия протокола заседания Рабочей группы рассылается ее членам.

3.15. Решения Рабочей группы, принятые в пределах ее компетенции, обязательны для исполнения представленными в ней органами и организациями, реализующими меры по вопросам, связанным с функционированием систем комплекса «Безопасный город».

3.16. Организационно-техническое, методическое и иное обеспечение деятельности Рабочей группы осуществляется отделом внутренних дел России по Валдайскому району совместно с Администрацией муниципального района.

3.17. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности Рабочей группы осуществляется органами и организациями, участвующими в пределах своих полномочий в подготовке и реализации мероприятий по дальнейшему функционированию и развитию систем АПК «Безопасный город».

3.18. Рабочая группа информирует органы и организации, реализующие меры по вопросам, связанным с функционированием систем комплекса «Безопасный город», о принятых решениях путем направления выписки из протокола заседания Рабочей группы.

Организация делопроизводства

Документационное обеспечение управления

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" документационное обеспечение управления (ДОУ)- это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термины делопроизводство и документационное обеспечение управления в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – документационное обеспечение управления подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Курсы повышения квалификации секретарей-референтов, помощников руководителя (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя »)
Цель курсов повышения квалификации секретарей-референтов (« курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя ») - предоставление современной и точной информации по делопроизводству, научной организации труда и коммуникационным навыкам. Полноценные « курсы секретаря », « курсы секретарей и помощников руководителя » (72 учебных часа) – это возможность приобрести новые знания и навыки. Профессия секретаря востребована на каждом предприятии, как правило, секретарь отвечает за оформление деловых бумаг и документооборот в секретариате руководителя. Предлагаемые « курсы секретаря », « курсы секретарей , помощников руководителя » позволят соответствовать абсолютно всем современным требованиям, которые только могут предъявить современные работодатели.

Курсы повышения квалификации специалистов в области ДОУ (« курсы делопроизводства » и « курсы документооборота »)
« Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » включают в себя организацию делопроизводства, с учетом лингвистических особенностей служебного документа, основы кадрового документоведения и архивирования, этикет и психологию делового общения, включая имидж сотрудника службы ДОУ. « Курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » позволяют получить необходимые навыки составления и оформления документов предприятий всех видов собственности. Прослушавшие « курсы делопроизводства » и « курсы документооборота » специалисты получают свидетельство государственного образца.

Семинары, круглые столы, мастер-классы по проблемам делопроизводства (« Семинары делопроизводства »)
Предлагаемые программы семинаров, круглых столов, мастер-классов по проблемам делопроизводства (« семинары делопроизводства ») – это интегрированные информационно-консультационные образовательные мероприятия для специалистов в области ДОУ, сочетающие в себе отрасли знаний отдельно по проблемам в сфере делопроизводства, научной организации труда, бизнес-этикета и методики овладения профессиональными навыками. « Семинары делопроизводства » рассчитаны на руководителей и специалистов секретариатов, канцелярий, делопроизводственных и архивных служб коммерческих и государственных структур. « Семинары делопроизводства » носят практический характер, тематика программ подбирается с учетом актуальности и потребности предприятий и учреждений различных форм собственности, численности работающих, сферы деятельности.

Рабочие группы – эффективный инструмент решения задач, которые требуют скоординированного действия работников различных подразделений. Однако, для того, чтобы полностью реализовать потенциал рабочей группы, необходимо с особым вниманием подойти к решению вопросов, связанных с ее организацией и координированием.

В рамках данной статьи будут рассмотрены основные проблемы, и подходы по их преодолению, с которыми автору пришлось столкнуться в процессе организации деятельности ряда рабочих групп. Изложение материала будет проиллюстрировано реальным примером создания и сопровождения рабочей группы, организованной для сокращения потерь времени при переходах от одного вида продукции к другому.

Постановка задачи

Создание рабочих групп оправдано в двух случаях:

Когда имеет место проблема, решение которой находится вне пределов компетенции отдельных работников или руководителей;

Когда требуется найти способ кардинального улучшения деятельности, которая служит тормозящим фактором на пути развития компании.

И в том и в другом случае группа должна четко представлять себе задачу, которую ей предстоит решить. Если рабочая группа создается для решения более абстрактной проблемы, например, повышения производительности труда или снижения себестоимости продукции, то ее деятельность, скорее всего, будет не слишком результативна. Причина этого кроется в слабой способности людей к объединению своих усилий для достижения абстрактных целей. При этом все понимают необходимость перемен, но ни лишь немногие осознают свою роль в деле достижения результата.

Вместе с тем, ставить перед группой слишком конкретную цель, например, снизить простои оборудования на 30%, тоже будет не верно. Тем самым можно существенно снизить мотивацию участников группы к поиску наилучшего решения. У них складывается ощущение, что кто-то уже заранее знает возможности улучшения. В такой ситуации возникает невольное желание подогнать решение под результат.

Не следует забывать, что основное предназначение группы заключается в поиске причинно-следственных механизмов , которые приводят к появлению проблемы. Разработка мероприятий по устранению выявленных причин – это лишь второй этап работы группы, который вообще может быть делегирован в конкретные производственные процессы или подразделения. Таким образом, группе достаточно понимания того, что проблема существует и может быть четко описана. Например, потери из-за выпуска несоответствующей продукции составляют более 1 миллиона рублей в месяц. В этом случае, перед группой может быть поставлена следующая задача: найти причины, приводящие к появлению брака и предложить меры по их устранению.

Определение состава рабочих групп

Подготовка организации рабочей группы, должна начаться с определения состава ее участников. Кто должен войти в состав группы? Для ответа на этот вопрос потребуется предварительный анализ проблемы, которую будет решать рабочая группа.

Во-первых, следует определить круг сотрудников, для которых решение данной проблемы наиболее актуально. Наилучшим вариантом будет привлечение работников, которые в процессе решения получат реальную, измеримую выгоду: облегчение условий труда, повышение безопасности или производительности, увеличение заработной платы и т. п. Наличие подобных стимулов существенно повышает результативность решения проблемы. Если прямые мотивационные факторы не представляется возможным найти, необходимо рассмотреть возможность создания искусственной мотивации для членов группы. Например, установить премию за решение поставленных задач, а размер премиальных выплат поставить в зависимость от получаемой экономической выгоды. Сразу хочу оговориться, что факторы искусственной мотивации лучше использовать как дополнение к естественным стимулам, которые служат более сильным побуждением к решению проблемы.

Во-вторых, необходимо определить необходимый уровень компетентности членов группы. Это значит, что последние должны четко представлять себе суть проблемы и те негативные последствия, которые с ней связаны. Члены группы должны быть потенциально способны преодолеть трудности, связанные с решением проблемы, то есть обладать необходимыми знаниями и методологической базой. Следует понимать, что уровень компетентности зависит от роли, выполняемой конкретным членом группы. В группу могут входить как руководители различного уровня, так и простые работники. Естественно, компетентность тех и других может существенно различаться. Важно лишь, чтобы ее хватало для выполнения тех задач, которые будут возложены на работника в рамках рабочей группы. Однако обладать базовыми знаниями, относящимися к известным методам устранения проблемы, должны все члены группы. С этой целью крайне желательно провести общее обучение соответствующим методам всех членов группы.

В-третьих, полномочий членов группы должно хватать для принятия необходимых организационных решений. Речь, разумеется, не идет о том, чтобы включить в состав группы генерального директора, если по результатам деятельности группы необходимо издать приказ. Но, следует понимать, что обычно функционирование группы сопряжено с изменениями регламента действий персонала, выполнением дополнительных работ по контролю, сбору статистической информации и т. п. В связи с этим, члены группы должны быть способны оперативно влиять на исполнительный персонал.

Регламентирование деятельности рабочей группы

В процессе создания рабочей группы нужно всегда помнить, что для членов группы деятельность в ее рамках является дополнительной нагрузкой, требующей дополнительных затрат времени и сил. А как трудно противостоять соблазну самоустраниться от участия в группе, сославшись на сильную занятость! Чтобы избежать деструктивного варианта развития событий необходимо коллегиально принять такой порядок деятельности группы, который бы устраивал всех ее членов.

При создании регламентирующего документа следует обратить внимание на ряд важных организационных моментов.

1. Место и время проведения совещаний рабочей группы. Идеальным для совещаний будет выбор нейтральной территории, например, зала совещаний, переговорной комнаты, учебного класса и т. п. В этом случае проще преодолеть психологический барьер, который существует между начальниками и подчиненными в повседневной рабочей обстановке. А вот использование для совещаний кабинета какого либо начальника наоборот, будет приводить к более стесненной атмосфере. Место для совещаний желательно оборудовать минимальным набором принадлежностей для визуального обмена информацией и ее регистрации. Желательно иметь набор маркеров и перекидной клипборд. В этом случае не возникнет проблем с донесением сути обсуждения до всех членов группы, а по рисункам можно будет восстановить ход обсуждения позднее. Совещания рабочей группы должны проводиться периодически. Промежуток времени между совещаниями должен быть обоснованно задан таким образом, чтобы с одной стороны ход обсуждения не стерся из памяти членов группы, а с другой стороны за время между совещаниями можно было сделать определенные подвижки в реализации решений, принятых на совещании. Конечно, идеальным вариантом является ведение протокола совещаний группы, но, как показывает практика, затраченные на это усилия не окупаются получаемой пользой. Как правило, протоколы, сделанные по всей форме ни кому не нужны, а рабочих материалов вполне достаточно для того, чтобы отслеживать ход обсуждения. Поэтому, лучше всего будет установить место хранения рабочих материалов и возвращаться к ним по мере необходимости. Что касается периодичности совещаний, то наиболее целесообразно собирать их один раз в неделю. Наилучшие дни для этого – вторник, среда. В этом случае, тяжелое начало недели оказывается позади, но еще остается достаточно времени, для реализации решений рабочей группы по «горячим следам». Не лишним также будет назначить сотрудника, ответственного за решение организационных вопросов: оповещение участников группы, перенос, в случае необходимости, совещаний, оформление документации, и т. п.

2. Формат деятельности рабочей группы. Следует отдавать себе отчет, что результативность рабочей группы определяется не только соблюдением регламента совещаний. Основная деятельность группы заключается в деятельности ее членов за рамками совещаний. Это деятельность по апробации новых подходов к организации труда, деятельность по сбору и обработке информации, деятельность по изучению методологических аспектов проблемы. Для того чтобы она не была пущена на самотек, ее также необходимо регламентировать. Регламент может предусматривать следующий порядок действий. По окончании очередного совещания каждый член группы получает свое задание, которое должно быть выполнено к следующему совещанию. На совещании, прежде всего, проводится анализ выполнения поставленных задач. Если та или иная задача требует более длительного периода реализации, то получивший ее член группы должен отчитаться о ходе ее выполнения. Далее, следует обмен мнениями по вопросам эффективности принятых мер и оценивается результативность достижения поставленной цели, в общем. Как следствие, формируется новый блок задач для членов группы. Для последующего анализа эффективности рабочей группы удобно вести таблицу, отражающую задачи, поставленные перед каждым участником группы и степень их выполнения.

3. Контроль со стороны высшего руководства. Результаты деятельности рабочей группы должны регулярно докладываться руководству предприятия (если руководитель не является членом группы). Это не обязательно делать так же часто как проводятся совещания. Вполне достаточно делать краткий отчет один раз в месяц, к которому можно приложить таблицу решенных задач. Руководителю предприятия очень важно иметь представление о текущих результатах деятельности группы и вкладе каждого члена в этот результат. Если имеется диспропорциональность участия членов группы в ее работе, то, безусловно, должны быть приняты меры по ее устранению. Также, если работа группы не эффективна из-за проблем организационного характера, следует принять меры по устранению таких проблем.

Пример организации рабочей группы

В качестве примера рассмотрим подход к организации рабочей группы по сокращению времени переходов между различными видами продукции. В качестве объекта управления рассмотрим предприятие, производящее несколько различных видов продукции на одной производственной линии. Производственная линия состоит из 3-х участков. При переходе с одного вида продукции на другой, переналадка оборудования происходит на каждом участке.

Цель работы группы – сократить время, затрачиваемое на переходы между различными видами продукции.

В состав рабочей группы включены следующие участники.

Старший менеджер отдела сбыта. Его участие обусловлено тем, что переналадки связаны с необходимостью удовлетворения потребительского спроса на различные виды продукции. Заявки на производство этих видов продукции формируется отделом сбыта. Наиболее компетентным, в деталях формирования заявок, представляется старший менеджер отдела.

Инженер (экономист) по планированию производства. Является ключевой фигурой, формирующей производственные задания, а также график производства на основе заявок на производство.

Мастера производственных участков (3 человека). Отвечают за стабильную работу соответствующих производственных участков, в том числе за работу по переналадкам оборудования.

Первичными мотивационными факторами для указанных работников являются: увеличение объема выполненных заказов, систематизация деятельности по планированию, повышение производительности труда, уменьшение себестоимости продукции. В качестве дополнительной мотивации членам группы была установлена фиксированная часть премии за уменьшение среднего времени переналадок на каждые 15%.

На 1-м совещании группы рассматривались следующие вопросы.

Сформулирована цель работы группы – сокращение удельного времени переходов между различными видами продукции на 50%.

Определен принцип расчета целевого показателя как отношение суммарного времени, затрачиваемого на переходы к времени работы производственного цеха.

Определен регламент работы группы. Совещания 1 раз в неделю, каждую среду в 15 часов в зале совещаний. Назначен ответственный за организационные вопросы.

Определены основные направления деятельности по сокращению удельного времени переходов: формирование блоков заявок на производство продукции одного вида, оптимальный выбор последовательности производства сформированных блоков заявок, ускорение переналадки оборудования.

Определены задачи для членов группы. Старшему менеджеру отдела сбыта провести анализ заказов, поступивших от клиентов за предыдущий месяц. Оценить возможность объединения заявок в блоки по видам продукции. Оценить потенциальный выигрыш в количестве переходов за прошлый месяц. организовать хронометрирование длительности переходов между различными видами продукции на своих участках. Инженеру по планированию производства разработать удобную форму регистрации данных хронометража длительности переходов и обеспечить сбор и обработку заполненных форм, а также расчет текущего значения целевого показателя. Предварительные результаты обработки подготовить к следующему совещанию.

На 2-м совещание группы

По оценке старшего менеджера, возможно потенциальное сокращение удельного времени переходов при блочном размещении заказов на производство в 2 раза за счет уменьшения количества переходов, однако сроки выполнения заказов не позволяют произвольным образом объединять продукцию в блоки. С учетом объединения в блоки только заказов, близких по срокам исполнения возможный выигрыш составляет 10%. Однако, для получения выигрыша необходимо, чтобы клиенты размещали свои заказы на 2-3 дня раньше.

Мастера производственных участков начали проводить хронометрирование технологических переходов. Собранных сведений пока недостаточно для анализа статистических данных о длительности переходов между конкретными видами продукции, однако инженер по планированию выяснил, что переходы между некоторыми видами продукции занимают больше времени, чем между другими. Также были получены предварительные сведения о текущей удельной длительности переходов. В процессе хронометрирования выяснилось, что время перехода на участке №3 в 5 раз меньше чем на участках №1 и №2, А переход на участке №2 становится возможным только после окончания перехода на участке №1.

Старшему менеджеру выяснить потенциальную готовность клиентов сообщать о заказах на 2-3 дня раньше. Мастерам производственных участков определить потенциальную возможность раздельной переналадки оборудования на участках №1 и №2, а также продолжать сбор статистических сведений. Инженеру по планированию предложить метод определения оптимальной последовательности размещения заказов на производство с учетом минимальной суммарной длительности переналадок.

На 3-м совещании группы обсуждались следующие вопросы.

Старший менеджер выяснил, что до 30% постоянных клиентов готовы сообщать о своих заказах заранее. Еще 20% клиентов готовы предоставить свои долгосрочные планы размещения заказов. Потенциальный выигрыш в удельной длительности времени переналадки при этом составляет около 8,5%. Мастера производственных участков выяснили, что раздельная переналадка оборудования участков №1 и №2 не возможна из-за необходимости юстировки оборудования участка №2 на основании переналаженных показателей участка №1. Однако имеется возможность предварительной грубой настройки оборудования участка №2 на основе сбора статистических сведений о параметрах участка №1. Потенциальный выигрыш при этом может составить до 25%. Инженер по планированию предложил табличную форму представления статистических сведений о переходах, использование которой во время размещения заявок на производство позволит определить оптимальную последовательность производства продукции, однако для ее заполнения потребуется сбор дополнительной статистической информации.

В результате обсуждения были определены следующие задачи. Старшему менеджеру отдела сбыта разработать алгоритм формирования блоков заявок, поступающих от различных менеджеров с целью их централизованной передачи на производство. Мастерам производственных участков продолжить сбор сведений о длительности переналадок и организовать сбор сведений о выставляемых установках оборудования участка №2 в зависимости от параметров оборудования участка №1. Инженеру по планированию подготовить таблицу переходов для использования при планировании заявок на производство. Произвести обработку статистических сведений установок оборудования участка №2.

На 4-м совещании группы обсуждались следующие вопросы.

Алгоритм, предложенный старшим менеджером, требует совместной деятельности работников отдела сбыта и планового отдела. Возникает необходимость в регламентировании деятельности подобного рода. Мастера производственных участков подтвердили возможность использования статистических сведений для предварительной грубой настройки оборудования участка №2. Инженер по планированию подготовил справочники статистической информации для определения оптимальной последовательности переналадок и предварительной грубой настройки оборудования, участка №2.

В результате обсуждения были определены следующие задачи. Старшему менеджеру, совместно с инженером по планированию подготовить регламент совместной деятельности по определению оптимальной последовательности размещения заказов в производстве на основе полученных статистических сведений. Мастерам производственных участков подготовить регламент предварительной установки параметров участка №2 на основе статистических данных о параметрах линии №1.

Не буду продолжать описание деятельности группы далее. Тем более, что инновационная часть деятельности на этом заканчивается. Далее последует разработка–согласование–утверждение документов, обучение персонала, деятельность по внедрению регламентов, многочисленные улучшения и т. д. Словом, все то, что называется «текучкой». Этим примером хотелось лишь проиллюстрировать идею создания полноценной, эффективной рабочей группы, в который каждый чувствует свою ответственность за успех общего дела.

Заключение

Хотелось бы еще раз повторить, что при правильной организации рабочие группы представляют собой мощный инструмент совершенствования производственных отношений. Особое значение рабочие группы имеют при внедрении инструментов бережливого производства. В этом случае организация рабочих групп – это первый шаг на пути всеобщего вовлечения персонала, своего рода механизм донесения идеи до широких масс работников предприятия. Взвешенный подход к процессу создания и координации деятельности групп является гарантом полноценного внедрения любых новшеств на вашем предприятии.

Те основные принципы, которые были рассмотрены в статье, ни в коей мере не претендуют на полноту или абсолютную объективность, однако они вполне могут послужить отправной точкой для формирования вашего собственного подхода к обозначенной тематике.

Cтатья или другие материалы сайта оказались для Вас полезными? Авторы сайта и все члены сообщества будут Вам очень признательны, если Вы поддержите проект в любой, доступной и удобной для Вас форме. . Поддержав портал Вы будете способствовать повышению популярности ресурса и привлечению более широкого круга посетителей к решению рассматриваемых на сайте проблем.

При цитировании материалов статьи обязательно указывать ссылку на источник. Полная перепечатка текста статьи возможна лишь с разрешения автора.

1.1. Настоящий регламент представляет собой совместно разработанный документ, целью которого является формализация и регулирование взаимоотношений между Компанией (далее Исполнитель) и Предприятием (далее Заказчик), возникающих в процессе оказания услуг.

1.2. Если в ходе проекта стороны придут к заключению, что общее для них видение отношений между Заказчиком и Исполнителем изменились, то в данный документ по согласованию сторон могут быть внесены изменения. Изменения оформляются приложением к настоящему регламенту.

2. Объект регламента

Объектом настоящего регламента является регулирование деятельности рабочей группы, создаваемой из специалистов Исполнителя и Заказчика.

2.1. Цель создания группы

2.2. Задачи группы

2.3. Роли участников рабочей группы

• Руководитель проекта от Исполнителя;
• Эксперт проекта от Исполнителя;
• Ответственный за проект от Заказчика;
• Группа руководителей по выделенным областям деятельности;
• Специалист от Исполнителя;
• Специалист от Заказчика.

2.4. Права и обязанности членов рабочей группы

2.4.1. Руководитель проекта от Исполнителя

Руководитель проекта от Исполнителя имеет право:

• Определять формы и методы работы, в рамках существующих внутренних регламентов в компании;
• Осуществлять общее руководство процессом;
• Осуществлять контроль за исполнением обязательств Заказчиком;
• Осуществлять непрерывный контроль за деятельностью группы;
• Вести переговоры с руководящим составом предприятия Заказчика;
• Согласовывать необходимое количество ресурсов с вышестоящими руководителями;
• Определять приоритеты работ.

Руководитель проекта от Исполнителя обязан:

• Разработать очередность работ в виде общего плана графика совместно с представителями Заказчика;
• Обеспечить информирование руководящего состава предприятия о состоянии дел;
• Обеспечить своевременность запланированных работ;

2.4.2. Эксперт проекта от Исполнителя

Эксперт проекта от Исполнителя имеет право:

• Определять формы и методы консультационного содействия;
• Осуществлять экспертизу выполняемых в проекте работ;
• Осуществлять контроль за соблюдением технологий работ Исполнителем;
• Осуществлять выборочный контроль за деятельностью специалистов Исполнителя;
• Вести переговоры с руководящим составом об отклонениях и вносить предложения о формах изменения консультационного содействия.

Эксперт проекта от Исполнителя обязан:

• Оказывать методологическую помощь Заказчику в виде консультаций и технологических документов;
• Информировать Заказчика о необходимости и обоснованности мероприятий, предлагаемых Исполнителем;
• Принимать участие в разрешении спорных вопросов между представителями Заказчика и рабочей группой.

2.4.3. Ответственный за проект от Заказчика

Ответственный за проект от Заказчика имеет право:

• Получать информацию о состоянию дел от представителей Исполнителя;
• Определять приоритеты работ;
• Принимать результаты проекта.

Ответственный за проект проекта от Заказчика обязан (в количестве двух человек):

• Передать текущие должностные обязанности на предприятии с целью 50% участия в проекте;
• Создать группе исполнителей необходимых условий для работы на предприятии Заказчика (помещение, сеть, связь, доступ к компьютерной, копировальной технике и принтеру);
• Назначать ответственных за выполнение пунктов плана графика;
• Обеспечить взаимодействие специалистов предприятия Заказчика со специалистами Исполнителя;
• Обеспечить специалистов достоверной и полной информацией необходимой для проведения работ в соответствии с пунктами плана графика;
• Подавать сведения по выполнению пунктов плана графика членам рабочей группы;
• Отвечать за своевременность реализаций принятых решений;
• Консультировать специалистов исполнителя по вопросам хозяйственной деятельности предприятия или определять и привлекать ответственных лиц, компетентных в рассматриваемых вопросах.

2.4.4. Группа руководителей по выделенным областям деятельности.

Группа руководителей обязана:

• Нести полную ответственность за выполнение запланированных в плане графике работ по подчиненным им подразделениям;
• Предоставлять все необходимые условия для работы по проекту находящихся в их административном подчинении сотрудников;
• Контролировать выполнение планов работ и доводить до сведения Ответственного за проект.

Группа руководителей по выделенным областям деятельности имеет право:

• Вносить предложения по организации подчиненных подразделений и сотрудников, связанных с выполнением работ по проекту.

2.4.5. Специалист Исполнителя

Специалист Исполнителя имеет право:

• Участвовать в разработке плана графика;
• Получать первичную документацию Заказчика;
• Вносить предложения по улучшению форм и методов работы руководителю проекта;

Специалист Исполнителя обязан:

• Оказывать квалифицированные консультации специалистам Заказчика;
• Соблюдать общую методологию оказания услуг;

2.4.6. Специалист Заказчика

Специалист Заказчика имеет право:

• Знать общие стратегические цели и задачи осуществляемых работ на объекте.

Специалист Заказчика обязан:

• Обеспечить выполнение работ в соответствии с пунктами плана графика;
• Надлежащим образом заполнять отчетные документы;
• Соблюдать регламент взаимоотношений рабочей группы;
• Сообщать обо всех потенциальных конфликтах и ограничивающих факторах руководителю и Ответственному за проект.

3.1. Планирование деятельности рабочей группы

Долгосрочное планирование осуществляется на основе плана графика проекта. Еженедельно формируется уточненный план график работ на текущую неделю.

Оперативное планирование осуществляется ежедневно на совещании рабочей группы проекта. В случае отсутствия необходимости в проведении совещания всем составом рабочей группы, со стороны Заказчика в оперативном планировании участвует ответственный за проект. Каждое совещание рабочей группы оформляется протоколом.

Совещание рабочей группы проекта проводится ежедневно в 9 часов. О причине отсутствия на очередном совещании член рабочей группы должен не позднее чем за 1 день предупредить Ответственный за проект.

Ответственный за ведение планов работ по проекту — Руководитель проекта.

3.2. Контроль деятельности и отчетность

Оперативный контроль деятельности и отчетность по проекту ведет Руководитель проекта.

Период контроля и отчетности:

1. Ежедневный — ответственный Руководитель проекта. Форма — доклад на совещании рабочей группы;
2. Еженедельный — ответственный Руководитель проекта. Форма — Отчет о состоянии дел на объекте;
3. Ежемесячный — ответственный Руководитель проекта. Форма — Акт выполненных работ.

3.3. Управление отклонениями

Управление отклонениями от нормального хода работ (состав и сроки работ) рассматриваются на совещании рабочей группы. Все отклонения оформляются протоколом.

Инициатором рассмотрения отклонений может выступать как Руководитель, так и Ответственный за проект.

3.4. Технология принятия проектных решений

Выработка и принятие решений, связанных с выбором областей, затрагиваемых проектом, и способов изменения деятельности в выбранных областях определяются регламентом подготовки и принятия организационных изменений на предприятии.

Регламент подготовки и принятия организационных изменений на предприятии выделяется как первичная задача рабочей группы в ходе реализации первых двух этапов проекта.

3.5. Выполнение работ по проекту

Исполнитель выполняет работы по проекту в соответствии с оперативными планами проекта. Контроль работ исполнителя осуществляет Руководитель проекта.

Ответственный за проект самостоятельно определяет форму выдачи заданий и контроля их выполнения специалистам Заказчика.

Оперативное регулирование проектных работ осуществляется совместно Руководителем проекта и Ответственным за проект.

3.6. Формы документов

Все документы в рамках регламента оформляются в формате Microsoft Office. Печатная версия подписывается исполнителем (исполнителями).

Формы документов, используемых в настоящем регламенте, устанавливаются Руководителем проекта и Ответственным за проект.